VSEK CHECK: Warum sich eine Messmittelüberwachungs-Software lohnt

Für die Winterausgabe 2020 des „CHECK“, dem Magazin des VSEK, haben wir mittels der fiktiven Exemplum Elektro AG in Olten und deren Prüfmittelverantwortlichen Daniel Huber aufgezeigt, wie die Pflege und Überwachung eines Messmittelparks mit der APTObase.plus in einem realen Umfeld idealerweise aussieht.

Warum sich eine Messmittelüberwachungs-Software lohnt

Am Fallbeispiel der fiktiven Exemplum Elektro AG in Olten wird veranschaulicht, wie ein neues System den stetig steigenden Ansprüchen an die Überwachung und Pflege des Prüfmittelparks nicht nur gerecht wird, sondern den Arbeitsalltag von Prüfmittelverantwortlichen vereinfacht.

Seit dem Stellenantritt Anfang Oktober und dem Einstieg ins neue Arbeitsumfeld ist einige Zeit verstrichen. «Von Tag eins an fühlte ich mich als vollwertiges Teammitglied» hält Daniel Huber fest und heute, so sagen seine Kolleginnen und Kollegen, sei er nicht mehr aus dem Team wegzudenken. Als «Projektleiter Elektro» wurden Daniel Huber von Beginn weg erforderliche Kompetenzen übertragen – und damit auch Verantwortung. Als Prüfmittel- und Qualitätsverantwortlicher war er auf einen Schlag zuständig für die Verwaltung von über 30 Geräten und die Weiterentwicklung des Managementsystems.

Die Exemplum Elektro AG überwachte ihre Prüfmittel seit der Gründung im Jahr 2001 in einer Excel-Tabelle. Darin führte sie die Geräte anhand der eindeutigen Prüfmittel- und Seriennummer, merkte den Überwachungsintervall an und trug Kalibrierungsdaten nach. Die dazugehörigen Zertifikate und Berichte wurden in einem Bundesordner abgelegt. Daniel Hubers Antrag die Daten in eine professionelle Software zu überführen, gab die Geschäftsführung rasch frei. Seine Argumentation, dass die Fehlerquote sowie der Zeitaufwand verringert würden und in Hinblick auf die anstehende Inspektion eine Überprüfung der Daten ohnehin unausweichlich ist, überzeugte. Von da an ging es zügig vorwärts. Nach der Evaluation und Entscheidung für eine Onlinelösung, der Schulung durch den Anbieter und der Implementation der Prüfmitteldaten ab der bestehenden Excel-Tabelle war das neue Messmittelmanagement-System betriebsbereit. Heute, wenn Daniel Huber auf das Dashboard seines Systems blickt, ist er sich sicher, den Qualitätsanforderungen gerecht zu werden.

Einsetzen oder einsenden

Einmal im Monat erhält Daniel Huber einen automatisch generierten Rückruf per E-Mail zugestellt. Darin aufgelistet sind die Prüfmittel, welche in Kürze zur Kalibrierung fällig werden und welche er demzufolge intern aufzubieten hat. Dank dem «Einsatzort», welcher jedem Gerät zugewiesen ist und im Falle der Exemplum Elektro AG der Name des Benutzers ist, geschieht dies mühelos. Die Geräte sendet er zu gegebenen Zeitpunkt an die im System definierte Kalibrier-, Prüf- oder Reparaturstelle und setzt sie in den vorgesehenen Status. Als Prüfmittelverantwortlicher behält er die eingesetzten Geräte zwar jederzeit im Blick, dennoch sind Installateure und Techniker dazu angehalten, Prüfmittel vor dem Gebrauch auf deren Betriebsstatus hin zu kontrollieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Exemplum Elektro AG nutzen dazu die Mobil-App auf ihrem Smartphone, welche ihnen Leserecht auf den Daten der ihnen zugewiesenen Geräte gewährt.

Als Prüfmittel- und Qualitätsverantwortlicher folgt Daniel Huber einer festen Routine. Immer Montagmorgens prüft er den Gerätepark – digital und mit wenigen Klicks. Den optimalen Überblick erhält er im Dashboard seiner Applikation. Hier hat er Widgets, sogenannte Minianwendungen eingerichtet, welche ihm die gefragten Sachverhalte grafisch darstellen. Ein Kreisdiagramm zeigt zum Beispiel Geräte, welchen der Status «gesperrt» aufweisen, jedoch weiterhin «im Einsatz» sind. Ein Zustand, welcher klar den Richtlinien verstösst. Um mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen, gleicht er zudem regelmässig die Auftragsauslastung der Exemplum Elektro AG mit den Fälligkeitsdaten der Prüfmittel ab. Die benötigten Daten sind in einem Säulendiagramm ersichtlich, welches die Anzahl fälliger Prüfmittel in den nächsten 6 Monaten zeigt.

Planen und Präsentieren

Eine weitere Kompetenz, welche seine Rolle mitbringt, ist die Budgetplanung. Als das Jahr langsam zur Neige ging, so erinnert sich Daniel Huber, habe er die Liste, der im nächsten Jahr zur Kalibrierung fälligen Prüfmittel exportiert. Da bei jedem Gerät die Kalibrierkosten hinterlegt sind, habe er den gesuchten Betrag im Handumdrehen ermittelt. Auch habe er eine Liste inklusive Anschaffungsjahr und -preis generiert und die Excel-Tabelle mit einer Spalte für die Nutzungsdauer aus der Betriebsbuchhaltung ergänzt und so eine einfache Investitionsplanung erstellt.

Fünf Monate nach Stellenantritt und noch vor Ende der kalten Jahreszeit steht die nächste Herausforderung an – die Inspektion der Kontrollbehörde, deren die Exemplum Elektro AG unterliegt. Während die Anspannung bei Daniel Hubers Vorgesetzten spürbar zunimmt, blickt er dem Anlass mit einer Mischung aus gesundem Respekt und Vorfreude entgegen. Er vertraut auf das starke Qualitätsdenken, welches im Unternehmen herrscht, auf gefestigte und optimierte Prozesse und ihr Prüfmittelmanagementsystem. Er wird alle geforderten Angaben auf seinem Bildschirm abrufen können, zu jedem Prüfmittel ein Kalibrier- und Fälligkeitsdatum sowie das Intervall und Zertifikat ausweisen, aufzeigen, welche Geräte im Einsatz und welche aktuell in Kalibrierung oder Reparatur sind und darstellen, welche Prüfmittel welcher Überwachungsart unterliegen. Die qualitätsrelevanten Geräte der Exemplum Elektro AG werden von einem akkreditierten SCS-Labor fachgerecht kalibriert und sind daher nicht nur fundiert begutachtet und auf nationale Normen zurückgeführt, sondern auch mit der geforderten Kalibriermarke ausgestattet.

Dem Messmittelmanagement werden mit zunehmender Anzahl zu Erfüllender Normen und einem erstarkten Qualitätsdenken stetig höhere Anforderungen gestellt. Um dem gerecht zu werden, ist der Einsatz eines geeigneten Systems, so wie in diesem Fallbeispiel beschrieben, aus der Sicht der Qualitätssicherung sinnvoll. Als Vorbild für die Messmittelüberwachungs-Software, welche die Exemplum Elektro AG und Daniel Huber einsetzten, dient die APTObase.plus, ein Service der APTOMET AG. Die individuell anpassungsfähige Applikation erlaubt die normgerechte Mess- und Prüfmittelüberwachung und erfasst qualitätssichernde Massnahmen mit Leichtigkeit. Die APTObase.plus ist in fünf Leistungspaketen erhältlich und wird damit unterschiedlichen Ansprüchen und individuellen Bedürfnissen gerecht.